従業員50人以上の事業場では年1回のストレスチェック実施がすでに義務付けられていますが、これまで努力義務とされていた50人未満の事業場も、2028年4月1日より義務化されることが厚生労働省より発表されました。
これにより、すべての事業者はストレスチェックの実施と、プライバシーに配慮して従業員が安心して受検できる環境を整備する必要があります。
従業員はストレスチェックを受検することにより自分のストレスを客観的な数値で確認することができ、もし高ストレス状態にあれば医師による面接指導を受けることができます。また事業者にとっても、ストレスチェック結果の集団分析等を通じて、職場内でストレスの高い部署やグループを把握することで適切な職場環境改善策を考える手がかりとなります。
ですが、事業場の規模が小さく、ストレスチェックを受検する人数が少ない場合は注意が必要な点もあります。そこで本記事では、結果の取り扱いにはどのようなルールがあるのか、個人情報が特定されてしまう不安を払拭しながら、従業員と会社双方にとって効果的な運用ができるような対策のヒントをお伝えします。
50人未満の企業で懸念されるプライバシー問題
受検する側がもっとも不安なのは、「結果の取り扱い」ではないでしょうか。初めてストレスチェックを受ける従業員の立場からすると、次のような不安があると考えられます。
- 「個人の結果が上司や同僚に知られてしまうのでは…」
- 「もし高ストレスと判定されたら、人事評価に影響してしまうのではないか…」
- 「医師の面接指導を受けた場合、プライバシーは守られるのだろうか？そのせいで会社や上司から自分にとって不利な対応をされてしまうのではないか…」
実際に弊社のお客様からも、従業員から上記のような不安や「忙しくて回答できない」「受検方法がわからない」「回収したときに見られてしまうかもしれないので受検しづらい…」という声が寄せられること、そのため受検率が低くなってしまうこと、また会社としても「結果の管理が不安」という声もあがっていることがストレスチェックの導入段階や、他社からの乗り換え時点のお悩みとして聞こえてきました。
従業員に結果の取り扱いや情報管理に不安があるままだと受検してもらえないばかりか、受検しても「正直に回答してもらえない」「医師の面接指導を受けてもらえない」など、せっかくストレスチェックを実施してもあまり意味のない結果につながってしまうことも…。
ストレスチェックの目的は、
- 労働者が、自分のストレスの状態に気づき、メンタルヘルス不調を未然に防ぐこと
- 事業者が、ストレスチェックの結果をもとに職場の課題やストレスの原因を分析することで、職場環境改善につなげること
その本来の目的を果たすためにも、「なるべく全従業員に」「現在の心身の健康状態や感じていることを素直に」回答してもらいたいですよね。
そのためには、まずストレスチェックの実施体制がプライバシーに配慮されており、安心して受検できることを従業員に知ってもらう必要があります。
個人特定を防ぐための法律上のルール
ストレスチェック実施にあたって、次のような決まりが定められています。
今回は重要なポイントを簡潔にお伝えしますので、詳しくは厚生労働省の実施マニュアル等でご確認ください。
・ストレスチェックの「実施者」は、国家資格が必要。守秘義務があります。
医師、保健師、厚生労働省が定める検査を行うために必要な知識についての研修を修了した歯科医師、看護師、精神保健福祉士又は公認心理師（平成３０年８月９日に歯科医師及び公認心理師が追加）
・実施者の指示のもと、社内でストレスチェック実施の段取りや配布・回収などを担当する
実施事務従事者」は、実施者同様に下記のように守らなければならない要件が課せられています。
- 人事権を持つ立場の人は携わることはできない。
- 実施者と同様に守秘義務があり、実施後もストレスチェックに関して知りえた情報は漏らしてはならない。
- 実施事務従事者は誰なのか公表しなくてはならない。
・実施者、実施事務従事者は守秘義務に違反すると処罰の対象となります。
ストレスチェック実施後、実施者は調査票の内容をまとめ、労働者個々人の結果の評価を行います。集計・評価さ れた個人結果は「要配慮個人情報」として本人以外が見ることができない形式で直接通知されます。
※「要配慮個人情報」とは、本人の同意がない場合は公開されない情報です。原則として事業者に提供できません。ただし、労働者自身からの「結果の開示に係る同意書」の提出がある場合などは、就業上必要な措置に限り事業者に提供されることがあります。
※人事権を持つ人は実施に関われないだけでなく、従業員のストレスチェックの結果の閲覧はできません。また、面接指導の勧奨等も行うことはできません。
・ストレスチェックの結果・実施記録の保存については、実施者、もしくは、事業者が指名した実施事務従事者が5年間の保管を行うよう定められています。
医師の面接指導の記録も同様に、実施者に5年間保管してもらい、事業者には従業員個人の結果がわからないよう配慮する必要があります。実施事務従事者が保管を行う際にはパスワードをかけるなど担当者以外が見ることができないよう厳重な管理・運用をしなければなりません。
このように、プライバシーが守られ、個人が特定されることのないような配慮をしたうえでストレスチェックを実施するための決まりが定められています。
従業員の不安を払拭する具体的な保護対策
事業者には法律上、ストレスチェックを実施する義務があります。
一方で、改めてここで確認しておきたいのは、従業員にはストレスチェックを受けない権利もあるということです。
つまり、企業はストレスチェックを受ける機会を設け、会社として実施しなければなりません（義務）が、従業員は受けるか受けないかを自分で判断することができる（権利）のです。この点が同じ労働安全衛生法で義務付けられている健康診断とは異なるので混同しないように、従業員にきちんと伝える必要があります。
そのうえで、なんのためにストレスチェックを実施するのか、ストレスチェックを継続的に実施することで得られるメリットとともに、不安に感じることなく安心して受けてもらえるよう事業者は従業員に周知することが求められています。
事業者から従業員へのストレスチェック実施に関する周知の手順として、厚生労働省の指針では、以下のように解説がなされています。
ストレスチェック制度の実施に先立って、労働者への通知ならびにストレスチェック制度の実施体制の確立が重要な課題です。事業者は、ストレスチェックを円滑に実施する体制の整備並びに個人情報保護等をも含めた対応について労働者へ十分な説明をする必要があります。その際、事業者がストレスチェック導入についての方針等について事業場内で表明することが必要です。事業者の表明に続いて、衛生委員会の審議や体制の整備、個人情報保護などの対応が検討され、円滑な実施に向けてスタートすることになります。安全衛生（健康）計画や新年度に向けての経営陣の経営方針と同時に発表することが効果的といえます。事業場においては年度毎に安全衛生（健康）方針を定めて周知しているところもあることから、その安全衛生（健康）方針の中にストレスチェック制度の内容等を含めて周知することも一つの方法です。
ここで、ストレスチェック受検に関する「従業員の不安を払拭するためのポイント」は次のとおりです。
- ストレスチェックの目的を丁寧に説明する。
- 個人情報保護に関するルール・実施体制の周知。
- 不利益な取り扱いは受けないことを明示。
- ストレスチェックは「性格検査」や「適性検査」、うつ病等の精神疾患のスクリーニングではないことを明示。
また、『小規模事業場ストレスチェック実施マニュアル』によると、労働者数 50 人未満の事業場については、これまでも義務の対象だった50人以上の事業場と違い、特に下記の点が追記されています。
労働者数 50 人未満の事業場においては、労働安全衛生規則第 23 条の２に基づき、安全又は衛生に関して関係労働者の意見を聴く機会を設けることとされています
例えば、事業者としての方針を表明しつつ、社内ルール（後述）の案を作成したうえで事業場内に周知し、労働者に意見を募るといった方法も考えられます。 その際、衛生推進者又は安全衛生推進者を中心として実施することが望まれます。それぞれの事業場の実情に応じて、実効性が確保できる方法により、できるだけ様々な現場や立場の労働者から意見を聴くことが重要です。
【文例】プライバシー配慮を伝える社内アナウンス例（1例）
『小規模事業場ストレスチェック実施マニュアル』に掲載されている一例をご紹介します。
50人未満の企業はストレスチェックを「外部委託」が原則？
ここまでお伝えしてきたように、ストレスチェックは事業者の義務として、その目的や結果の取り扱い、個人情報の保護などについて責任をもって自社の従業員に丁寧に周知したうえで実施することが大切です。
ただ、やはり50人未満の事業場においては、もともとの人員が少なく、他の業務もある中で人事労務・総務のご担当者の負担が増えてしまうことも懸念されており、また十分な対策をしてもやはり個人が特定されてしまうのではないかという不安が拭い切れない面もあるのではないでしょうか。そこで、厚生労働省では下記のように、
労働者数 50 人未満の事業場においては、原則として、労働者のプライバシー保護の観点から、ストレスチェックの実施を外部機関に委託することが推奨されます。
としています。
そのため、外部機関を活用することにより従業員の個人情報・プライバシーに配慮しながら、ストレスチェックを効果的に実施・活用していくことが求められています。
なお、ストレスチェック実施後の集団分析は義務ではありませんが、
「事業者は、委託先の外部機関（実施者）に、個人のストレスチェック結果を集団ごとに集計・分析させるよう努めなければなりません。」
とされています。
ですが、「特に小規模事業場においては、より個人が特定されない方法で実施するよう十分に留意する必要がある」と留意事項を示しています。また、集団分析結果については集計・分析の単位が 10 人を下回る場合には、個人が特定されるおそれがあることから原則として集団分析結果の提供を受けてはいけないなど、注意や結果の分析に工夫が必要な点もありますので、詳しくは・・・・・・をご参考にしていただければと思います。
まとめ
冒頭でもお伝えしたように、ストレスチェックの目的は、心理的な負担の程度を定期的に測ることにより「従業員のセルフケア」を促すこと、また事業者は従業員が所属する集団単位で算出した結果（集団分析）をもとに「職場環境の課題を明らかにし、職場環境改善に役立てる」ことにより、従業員のメンタルヘルスの不調を未然に防ぐこと。
「今年は高ストレス者と判断された」「昨年の結果と比較すると、なんだか疲れているみたい…」といった「気づき」を促し、セルフケアの必要性とメンタルヘルスに対する認識を深めてもらうことで、本格的な病気になる前に自分自身を守るため。また会社としても必要に応じて公的なケアにつなげることが大切な目的の一つです。
ストレスチェックの結果に基づいて職場環境が改善されることは、従業員と企業間の信頼をつなぐのみならず、生産性やパフォーマンスの向上にもつながります。ストレスチェックは労使双方にとってメリットがある制度なのです。
ただ、メリットがあるのは「適切に運用される」「職場環境改善につながる」場合です。ストレスチェックの結果や医師面接実施でプライバシーが守られなかったり、時間をつくってストレスチェックに回答しても職場環境の問題が一向によくならない、改善に期待ができない、受検を強制される……といった従業員の気持ちや協力により情報の取り扱いを軽んじる対応になってしまうと、効果はなくなってしまうどころか逆に不信感が募ってしまうこともあり得ます。
最近では、人材確保の面でも、健康経営への取り組みや、働きやすい職場環境の構築・従業員の働き方や生活への配慮がなされているか否かは、求職者が働きたい職場・企業の価値を判断する1つの大きな視点になりつつあります。
その中でも法令を順守している証として、「ストレスチェックや健康診断の実施が毎年行われているか」は欠かせないものとなっています。
法律や指針をきちんと理解し職場環境改善に生かしてこそ、ストレスチェックは従業員にとっても、事業者にとっても、不利益な事態を未然に防ぐことにつながる有益な制度になります。
